Методы исследования информационных потоков применяются в исследовании информационно-поведенческой подсистемы. Основные цели изучения информационных потоков:

) выявление расхождений в объемах генерируемого во внутренних срезах информационного разнообразия, возможностях его восприятия и переработки на уровнях управленческой иерархии;

) установление способности ИПП получать и перерабатывать внешние информационные потоки, воспринимать внешнюю информацию для эффективного обеспечения управленческих процессов;

) выявление несоответствий между информационной структурой, базирующейся на функциях, связях и отношениях, и организационной структурой.

Основные задачи, решаемые в ходе исследования информационных потоков:

) изучение структуры и состава информационных ресурсов;

) наличие и состав информационных ресурсов на бумажных носителях;

) наличие и состав электронных информационных ресурсов;

) наличие и состав аппаратных и программных средств;

) определение процессов формирования и маршрутов движения документов;

) анализ информационных потоков: входящих и исходящих;

) представление процессов формирования и маршрутов движения документов;

) анализ информационных потребностей;

9) определение информационных потребностей данной организации;

10) группы пользователей;

) место информационной деятельности в структуре должностных обязанностей каждого сотрудника;

) основания и процессы принятия управленческих решений (Модин, 1970).

Основные объекты исследования:

) документированные и недокументированные сообщения (документы, правила ведения бизнеса, данные);

) процессы формирования и расчета показателей и сообщений, нормы и нормативы по этим процессам;

) маршруты движения сообщений.

Программа исследования информационных потоков в организации должна включать следующие основные разделы:

) выявление подразделений, выполняющих функции планирования и управления производственно-хозяйственной деятельностью организации - источников ведущих информационных потоков в рамках функций организации (предприятия);

) определение функций, содержание задач, работ и процедур в рамках функциональной и организационной структур СУ - источников информационных потоков по остальным функциям организации;

) выявление форм документации, техники их заполнения и обработки (назначение документа, количество экземпляров, наименование реквизитов и показателей документов, кем реквизиты заполняются и т.п.);

) составление маршрутов движения потоков информации по подразделениям, а также входящей и исходящей информации;

) изучение используемых номенклатур ресурсов и их шифры;

) определение достигнутого уровня механизации планово-управленческих работ (Модин и др., 1970).

Известны следующие методы исследования информационных потоков: инвентаризации, типических групп и графический (рис. 1.5).

Рис. 1.5. Методы исследования информационных потоков и их объекты

Метод инвентаризации является наиболее трудоемким, поскольку требует фиксации всего разнообразия сообщений (документов, правил ведения бизнеса и данных). Но этот метод позволяет получить исчерпывающую картину. Метод типических групп позволяет анализировать определенный вид сообщений.

Графический метод используется для визуализации потоков сообщений в организации по следующим направлениям:

) источникам и получателям;

) видам сообщений;

) срокам формирования сообщений у источника и поступления адресату;

) периодичности;

) объему;

) срокам и участникам контроля и т.д.

В сущности, это информационная структура или модель организации. Она позволяет определить отклонения в продвижении информации по контурам ее движения и преобразования, возможности потери информации в процессе передачи и движения сообщений. Поэтому надо иметь в виду, что полноценное исследование информационных потоков может быть проведено только наряду с функциональным анализом.

Расчет показателей и формирование сообщений, их фиксация по источникам и получателям, накопление, обновление и хранение должны производиться по определенным правилам.

Исходные данные для уточнения и разработки информационной модели (документированной части) формируются на основе ручной или компьютерной обработки анкет характеристик сообщений и показателей (разработочные таблицы, набор документов или их копий) и представляются в следующем виде (Модин и др., 1970):

1) перечень наименований сообщений, поступающих в подразделение;

2) перечень наименований сообщений, разрабатываемых данным подразделением; перечень всех сообщений, поступающих в данное подразделение, с указанием, откуда поступило каждое из них;

) перечень наименований всех выходящих из данного подразделения сообщений с указанием их адреса;

) перечень справочных данных и законодательных положений, используемых в работе подразделений;

) наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, поступающем в подразделение;