Формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Выделение таких процедур обработки информации позволяет их формализовать, а в дальнейшем и автоматизировать. Вопрос лишь в том, в состоянии ли используемые в организации информационные технологии обеспечить инфраструктуру для этого. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.

Действия с информацией:

· преобразование, представление в нужной форме;

· интерпретация информации как совокупности бизнес-объектов (клиенты, договоры и т.д.);

· аналитическая работа, анализ неструктурированной и слабоструктурированной информации;

· прогнозирование;

· моделирование (информационные, финансовые, математические и эвристические модели, моделирование состояний и процессов, адаптивные модели бизнеса);

· поддержка принятия решений.

Представление информации. В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления. Основные требования к данной фазе работы с информацией:

· необходимо понимать, что успех связан не только с содержанием, но и с формой представления информации;

· при организации информационного обеспечения следует сформировать правильные требования к пользовательскому интерфейсу;

· надо использовать презентационную графику.

Каким должен быть уровень централизации информационного обеспечения?

Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности, обработки информации и использования технических средств - централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, ответственной за это обеспечение, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении в рамках этой службы техническими средствами и информационными технологиями.

Децентрализация обработки информации и использования технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Достоинства централизованного информационного обеспечения:

· возможность сильного контроля за информационным обеспечением, информационной системой и ее обслуживанием;

· создание централизованных ресурсов и данных, отсутствие дублирования затрат;

· возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры;

· возможность привлечения опытных специалистов;

· возможность управления большими и сложными проектами;

· хорошие возможности для объединения и стандартизации;

· сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии благодаря их централизованному принятию.

Недостатки такой концепции очевидны:

· информационное обеспечение осуществляется не из реальных потребностей подразделений организации и их приоритетов, а из представлений об этих потребностях службы информационного обеспечения;

· информационное обеспечение не сфокусировано на персональном обслуживании, пользователи рассматриваются как покупатели информации;

· возникают большие трудности в планировании информационного обеспечения и использовании информационных ресурсов;

· ответственность низшего персонала ограничена, поэтому персонал не способствует оперативному получению информации пользователем, тем самым препятствуя правильности выработки управленческих решений;

· возможности пользователя в процессе получения и использования информации ограничены.

Централизованное информационное обеспечение лучше применять, если:

· существует необходимость сильного контроля;

· ресурсы очень дороги или их использование ограничено;

· различные подразделения организации имеют похожие или одинаковые потребности;

· организация мала;

· централизация является жизненной необходимостью.

Децентрализованное информационное обеспечение дает пользователю широкие возможности в работе с информацией и не ограничивает его инициатив. Достоинства такой методологии:

· данные расположены близко к пользователям, пользователи хорошо понимают информацию, у них гораздо больше автономии;